TIETOSUOJASELOSTE (Asiakirja luotu 29.5.2023)
Rekisterin pitäjä
Karjalan Liitto ry
Y-tunnus 0116597-4
Käpylänkuja 1
00610 Helsinki
Yhteystiedot tietosuojaselosteeseen liittyen
jasenasiat@karjalanliitto.fi
Puh. +358 44 593 6161
Henkilötietojen käsittely
Karjalan Liitto käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
– asiakassuhteiden hoitamiseen
– tuotteiden sekä palveluiden tuottamiseen ja kehittämiseen
– markkinointiin, myyntiin ja asiakasviestintään
– kehittämiseen, analysointiin ja raportointiin
– tutkimuksiin
Henkilötietojen käsittelyn perusteet
Karjalan Liitto ry käsittelee henkilötietoja perustuen suostumukseen, sopimukseen, oikeutettuun etuun tai lakisääteisen velvoitteen toteuttamiseksi.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena ovat EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan alakohdat:
a) rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten;
b) käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä;
c) käsittely on tarpeen Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; ja
f) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut, erityisesti jos rekisteröity on lapsi.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin käyttötarkoituksessa on tarpeen, huomioon ottaen lainsäädännöstä, kuten kuluttajansuoja-, kirjanpito- ja ennakkoperintälaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat.
Rekisterien tietosisällöt
Karjalan Liitto ry:n käsittelemiä tietoja ovat perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot sekä suoramarkkinointivalinnat ja osto- ja tilaustiedot kuten tilaushistoria, asiakasviestintä kaikissa kanavissa sekä digitaalisten palveluiden käyttöön liittyvät tiedot.
Yritysten edustajista käsitellään lisätietoja, kuten titteli, asema tai työnkuvaus.
Lisäksi voidaan käsitellä tietoa henkilörekisteriin rekisteröidylle kohdistetuista kampanjoista.
Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään
Karjalan Liitto ry. kerää henkilötietoja suoraan asiakkailta asiakassuhteen alussa sekä asiakassuhteen keston aikana. Lisäksi asiakas voi päivittää henkilötietojaan digitaalisten palveluiden kautta.
Henkilötietoja ja niiden päivityksiä saadaan myös niitä tarjoavilta yrityksiltä sekä viranomaisilta ja organisaatioilta, jotka tarjoavat esimerkiksi henkilö- ja luottotietojen hankinta- ja päivityspalveluja. Henkilötietoja kerätään myös mm. kilpailuosallistumisten ja markkinoinnin automaation kautta sekä ulkoisista tietolähteistä. Lisäksi henkilötietoja ja niiden päivityksiä kertyy myös julkisista hakemistoista ja muista julkisista tietolähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta ja sosiaalisen median kanavista sekä yritysten edustajien kollegoilta.
Tietojen mahdolliset luovutukset
Karjalan Liitto ry. ei luovuta asiakastietoja ulkopuolisella tahoille, poislukien lakisääteiset tietojen luovutukset viranomaisille sekä tässä selosteessa mainitut tapaukset. Rikostapauksissa Karjalan Liitto ry. voi luovuttaa tietoja viranomaisille, kun viranomainen esittää tätä koskevan perustellun pyynnön. Karjalan Liitto ry. ei anna, myy tai muuten paljasta henkilötietojasi ulkopuolisille tahoille, ellei seuraavassa toisin mainita.
Tietoja voidaan jakaa Karjalan Liitto ry. alihankkijoille mm. erilaisten palveluiden tuottamista, lehtien jakelua ja suoramarkkinointikampanjoiden toteuttamista varten. Kolmansien osapuolten on sallittua käyttää tietoja vain kyseisten palvelujen tarjoamiseen Karjalan Liitto ry:lle tämän tietosuojaselosteen sekä soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
Karjalan Liitto ylläpitää Karjala-lehden sivua Facebookissa. Saat lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Facebookin tietosuojakuvauksesta. Tietoja kerätään mm. Facebook-sivujen tykkäyksistä ja vierailuista, julkaisujen näkyvyydestä sekä julkaisujen tavoittaneiden henkilöiden demografiaprofiileista.
Jos siirrämme tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme aina, että siirto tapahtuu lainsäädännön sallimia tiedonsiirtomekanismeja, kuten EU:n mallisopimuslausekkeita, hyödyntäen.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietojärjestelmät, joihin rekisterin tietoja tallennetaan, on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla. Tietoja käsittelevät vain ne Karjalan Liitto ry:n tai sen alihankkijan työntekijät, joilla työnsä puolesta on siihen oikeus. Rekisterin käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty.
Henkilötietojen siirtämisessä käytämme aina tietoturvallista tapaa.
Tarkastusoikeus, tietojen poistamisoikeus
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa ja oikaista Karjalan Liitto ry:n tietojärjestelmiin tallennetut tietonsa ottamalla yhteyttä Liiton toimistoon.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää Karjalan Liitto ry:tä käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Asiakkaalla on myös oikeus pyytää tietojensa poistamista, mikäli seuraavat perusteet täyttyvät:
– henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsiteltiin
– asiakas peruuttaa suostumuksensa omien henkilötietojensa käsittelyyn, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
Voimassaoleva lainsäädäntö tai muut viranomaisperusteet voivat estää tietojen poistamisen.
Tietosuojaselosteen päivittäminen
Karjalan Liitto ry muuttaa tietosuojaselostetta tarvittaessa, erityisesti silloin kun palveluita kehitetään. Kun tietosuojaselostetta on muutettu, viimeisin muutospäivämäärä löytyy tietosuojaselosteen yläreunasta.
