Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterin pitäjä

Sortavala-seura Helsinki ry
sortavalaseurahelsinki@sortavala.eu
 

2  Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Kirsti Maija Malmström
050-4071311
rekisteri@sortavala.eu
Maistraatinkatu 2 D 29, 00240 HELSINKI

3 Rekisterin nimi

Sortavala-seura Helsingin jäsenrekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriä kerätään ja käytetään YHDL 11§:n mukaisesti. Rekisterinpitäjä käyttää henkilötietoja jäsensuhteen hoitoon ja analysointiin, jäsenetujen tarjoamiseen, jäsenviestintään ja jäsentuotteiden ja -palvelujen kehittämiseen. Rekisteritietojen perusteella voidaan tehdä tilastoja seuraavasti:

• jäsenten ikärakenne
• miesten tai naisten lukumäärä
• jäsenlaji (yhdistyksen sääntöjen mukaan)
• luottamustehtävät
• jäsenyysaika
• huomionosoitukset (karjalaiset ansiomerkit tms) ja merkkipäivät
• jäsenmaksuperusteet

Jäsenen antamat kohdassa 5 olevat tiedot luovutetaan Karjalan Liiton käyttöön liiton ylläpitämän jäsenrekisterin osaksi jäsenmaksujen laskutusta, jäsentiedotusta ja liiton jäsenpalvelujen (tuoteosto, tilavuokraus, jäsenkoulutus tms jäsenhintaan) saamista varten.

Jäseneksiliittymis- ja muissa ilmoittautumislomakkeissa kerrotaan mitä tietoja kerätään ja miksi. Lomakkeesta on linkki rekisteri- ja tietosuojaselosteeseen. Jokaisessa lomakkeessa kysytään lupa tietojen keräämiseen. Karjalan Liiton verkkosivustoilla käytetään evästeitä ja ne suojataan SSL-sertifikaatilla.

5 Rekisterin tietosisältö

• Yhdistyksen jäsenen koko nimi, syntymäaika (pv,kk,vuosi), postiosoite, puhelinnumero, sähköpostisoite.
• Kiinnostuksen kohde rajantakaisessa Karjalassa.
• Tieto luottamushenkilöistä,- toimikausista, huomionosoituksista sekä erilaisista Karjalan Liiton, piiri- tai liittoyhdistyksen tai seuran toimintaan/kilpailuihin osallistumisesta.
• Erilliset luettelot tehdään kalenterivuosittain liittyneistä, kuolleista, eronneista ja erotetuista yhdistyksen jäsenistä.
• Jäsenellä on oikeus muuttaa ja peruuttaa antamansa tiedot.
• Rekisterissä olevan jäsenhenkilön kuoltua tai erottua tai tultua erotetuksi yhdistyksestä, tuhotaan jäsenrekisteristä suojatusti ja luotettavasti kaikki häntä koskeva tieto vuoden kuluessa jäsenyyden päättymisestä. Yhdistys ilmoittaa muutokset Karjalan Liittoon.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsen antaa häneen kohdistuvat kohdan 5 tiedot liittyessään Vuoksela-Seuraan ja sitä kautta Karjalan Liiton jäseneksi. Henkilöjäsenen antamia tietoja päivittää yhdistyksen rekisterinpitäjä sekä yhdistyksen rekisteriä käyttävä Karjalan Liiton rekisterinpitäjä. Karjalan Liiton käyttämässä yhdistysten jäsenrekisteristä ilmenee viimeisin rekisteriin merkintöjä tehnyt henkilö sekä merkintöjen ajankohta. Tietojen perusteella yhdistys toimittaa jäsenelle jäsentiedotteet ja -postit. Yhdistys takaa jäsenten oikeuksien toteutumisen: Jäsenellä on velvollisuus ilmoittaa yhdistykselle antamiinsa tietoihin tulleet muutokset. Jäsenellä on oikeus nähdä hänestä jäsenrekisteriin merkityt tiedot. Vain rekisterissä oleva henkilö voi paikan päällä ollen ja henkilöllisyyden todistaen saada tietoja siitä mitä hänestä on rekisteriin merkitty. Tiedot kerrotaan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnöstä (tietosuoja-asetuksen mukaan). Jäsenellä on oikeus muuttaa ja peruuttaa antamansa tiedot. Jäsenellä on oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä, tämä rajoitusoikeus ei kuitenkaan tarkoita yhdistyksen toiminnan ja tarkoituksen mukaista tietojen käsittelyä, kuten jäsenmaksulaskutusta.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Yhdistyksen hallitus ottaa ja erottaa jäsenet YhdL 11-15 §:n mukaan ja ne käsitellään ja päätetään yhdistyksen hallituksen kokouksessa. Päätös merkitään kokouksesta pidettävään pöytäkirjaan. Yhdistyksen jäsentiedot luovutetaan Karjalan Liiton käyttöön kohdan 4. ja 6. mukaisesti. Yhdistys päivittää jäsentietoja Karjalan Liiton rekisteriin jäsenoikeuksien ja velvollisuuksien toteutumiseksi. Tietoja ei käytetä eikä luovuteta muuhun käyttöön. Ilman henkilöjäsenen kirjallista ennakkosuostumusta, ei hänen tietojaan luovuteta kolmannelle osapuolella suoramarkkinointia varten. Jäsenellä on oikeus muuttaa tai peruuttaa antamansa ennakkosuostumus. (Ks kohta 12.) Yhdistyksen hallitus voi päättää tarkoin harkittuaan tietojen luovuttamisesta tieteellisen tutkimuksen käyttöön.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Yhdistys ei toimi EU:N tai ETA:n ulkopuolella siten, että se siirtäisi jäsentietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Mikäli alihankkija käyttää palvelujen tuottamiseen eri puolilla olevia palvelimia ja resursseja, vastaa alihankkija itse, että EU:n tietosuoja-asetusta sekä toimintaamme koskevia lakeja ja säädöksiä noudatetaan.

 

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

A) Manuaalinen aineisto

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, esimerkiksi lukittu huone tai arkistokaappi. Atk:lla oleva jäsenrekisteritietoihin perustuva luettelo, jäsenen nimi ja osoite, tulostetaan kalenterivuoden lopussa ja säilytetään arkistoituna lukitussa arkistokaapissa.

Yhdistyksen toimintaan liittyviä tapahtumia varten voidaan hallituksen jäsenelle antaa jäsenten nimiluettelo ko. toiminnan toteuttamiseksi. Luettelo on välittömästi tapahtuman jälkeen toimitettava jäsenrekisterinhoitajalle hävittämistä varten. Luettelosta ei saa ottaa kopioita eikä sitä saa luovuttaa kolmannelle osapuolelle.

B) Sähköinen rekisteri

Sähköiseen rekisteriin tallennetut tiedot. Sähköinen rekisteri on salasanoin suojattu tiedosto, joka on ainoastaan yhdistyksen hallituksen nimeämän jäsenrekisterinhoitajan tiedossa (henkilökohtaiset tunnukset). Salasanat on tallennettu merkittyyn ja suljettuun kirjekuoreen, jota säilyttää yhdistyksen puheenjohtaja.

Yhdistyksen ja Karjalan Liiton välillä on kirjallinen sopimus henkilötietojen käsittelystä. Yhdistys on henkilötietorekisterin ylläpitäjä ja Karjalan Liitto on sen rekisterin käyttäjä. Yhdistys vastaa siitä, että se noudattaa henkilörekisterin ylläpidossa voimassa olevia tietosuojasäädöksiä (asetukset ja lait).

Yhdistyksen jäsenrekisterin hoitajana toimii Kirsti Maija Malmström 1.1.2020 alkaen. Hänen vastuullaan on jäsenrekisterin tekninen käyttö. Hän on tietoinen rekisteriin liittyvien yhdistyslain, henkilötietolain ja tietosuoja-asetuksen määräyksistä. Yhdistys on ohjeistanut hänet tehtävään.

Yhdistyksen ja Kirsti Maija Malmströmin kanssa on tehty kirjallinen sopimus rekisterin lakien ja asetusten mukaisesta säilyttämisestä, ylläpitämisestä ja suojaamisesta. Koko hallitus vastaa yhdistyksen jäsenrekisteritietojen oikeasta ja lakien sekä asetusten mukaisesta suojaamisesta ja säilytyksestä.

10 Tarkastusoikeus

Rekisterissä oleva henkilö voi paikan päällä ollen tai henkilöllisyyden luotettavasti todistaen saada tietoja siitä, mitä hänestä on rekisteriin merkitty. Tiedot kerrotaan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnöstä (tietosuoja-asetuksen mukaan). Tiedot on tarkastettavissa osoitteessa Maistraatinkatu 2 D 29, 00240 Helsinki yhdistyksen jäsenrekisterinpitäjältä, siitä etukäteen kuukautta ennen kirjallisesti postitse tai sähköpostitse sopien. Karjalan Liiton jäsenyhteisön jäsen voi itse henkilökohtaisesti tarkastaa omat tietonsa henkilöllisyys todistaen. Tiedot on tarkastettavissa Karjalan Liiton toimistossa Käpylänkuja 1 00610 Helsinki, arkisin klo 9-16, siitä etukäteen kuukautta ennen kirjallisesti postitse tai sähköpostitse (jäsen@karjalanliitto.fi - tietojen tarkistus -otsikolla) sopien. Liiton toimisto on säännönmukaisesti kiinni heinäkuun sekä joulun ja uudenvuoden välisen ajan.

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jäsenellä on oikeus muuttaa ja peruuttaa antamansa tiedot. Jäsenellä on oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä, tämä rajoitusoikeus ei kuitenkaan tarkoita yhdistyksen ja liiton toiminnan ja tarkoituksen mukaista tietojen käsittelyä, kuten jäsenmaksulaskutusta. Tietojen korjaamisen voi tehdä henkilöllisyys todistaen oman jäsenyhteisön nimeämälle henkilölle ja sen puheenjohtajalle osoitteessa Juutinraumankatu 3 A 00220 Helsinki. Pyyntö tietojen korjaamiseen tulee osoittaa em osoitteeseen viimeistään kuukautta ennen postitse tai sähköpostitse (tietosuoja-asetuksen mukaan). Tietojen korjaamisen voi tehdä myös Karjalan Liitossa paikalle tullen, tai henkilöllisyys luotettavasti todistaen, Karjalan Liitto ry Käpylänkuja 1 00610 Helsinki, arkisin klo 9- 16. Pyyntö tulee osoittaa em osoitteeseen viimeistään kuukautta ennen postitse tai sähköpostitse (jasen@karjalanliitto.fi - tietojen korjaaminen -otsikolla). Liiton toimisto on säännönmukaisesti kiinni heinäkuun sekä joulun ja uudenvuoden välisen ajan.

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Henkilötietolain 30§:n mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Rekisteröidyn oikeuksista voi olla säädetty myös muussa lainsäädännössä. Jos toimintaan liittyy tällaista henkilötietojen käsittelyä, ilmoitetaan rekisteröidylle hänen oikeuksistaan sekä miten henkilötietoja käytetään. Tietosuoja-asetuksen mukaisesti yhteisöllä on oltava em toimenpiteisiin yksilöity lupa henkilöjäseneltä ennen toimenpiteitä.

1.1.2020