Karjalaseurojen Satakunnan piiri järjesti kokoustekniikan kurssi Harjavallan Hiittenharjun hotellin auditoriossa 10.5.2012. Tilaisuuteen osallistui 20 henkilöä, jotaka edustivat 10 jäsenseuraa. Kurssin kouluttajaksi oli saapunut pitkän linjan järjestökouluttaja Eevaliisa Kurki, joka on myös Karjalan Liiton 2.varapuheenjohtaja ja Hyvinkään Karjalaseuran puheenjohtaja.

Kurssin kouluttajana toimi järjestökouluttaja Eevaliisa Kurki.

 

Kurssin tarkoituksena oli parantaa piirin hallituksen jäsenten sekä jäsenseurojen vastuuhenkilöiden tietoja ja taitoja yhdistyksen hallintorutiineissa, joihin kokoustekniikka olennaisena osana kuuluu. Kokoustekniikka ei ole vain kokouksen teknistä läpivientiä, vaan paljon laajempi kokonaisuus, josta varsinainen kokous on vain pieni osa. Perusteet asiakokonaisuudelle löytyvät yhdistyslaista ja seuran säännöistä. Yhdistyslakia on uusittu muutama vuosi sitten, mihin vaikutti erityisesti tilintarkastuslain muutos. Pääosa aatteellisista yhdistyksistä jäi tilintarkastuslain ulkopuolelle. Aikaisemmin yhdistysten tilintarkastajina toimineet maallikkotilintarkastajat menettivät tilintarkastusoikeuden ja tilintarkastajanimike jäi pelkästään auktorisoitujen tilintarkastajien (KHT, HTM) yksinoikeudeksi. Yhdistyksillä, joiden liikevaihto on alle 200 000 euroa ja tase alle 100 000 sekä joilla on keskimäärin enintään kolme työntekijää, ei tarvitse olla tilintarkastajaa. Em. yhdistykset eivät kuitenkaan jää lakisääteisen tarkastustoiminnan ulkopuolelle, vaan niillä pitää olla toiminnantarkastaja, joilta ei vaadita tilintarkastajan ammattipätevyyttä. Toiminnantarkastajat vastaavat entisiä maallikkotilintarkastajia. Toiminnan tarkastusta koskevat säädökset on kirjattu yhdistyslakiin, mikä muiltakin osin sisältää reunaehdot yhdistysten toiminnalle. 

Paikalle saapuneet piirin hallituksen ja jäsenseurojen edustajat odottelevat kurssin alkua. Osanottajista puuttuu vielä neljännes.

 

Yhdistysten ja niiden toimielinten kokouksissa tehdään yhdistyksen toimintaa ohjaavat päätökset siten, että toiminta täyttää sekä säädösten että yhdistyksen jäsenistön vaatimukset. Siksi on tärkeää, että kokoukset valmistellaan huolella. Keskeinen asema valmisteluss on yhdistyksen hallituksella ja puheenjohtajalla unohtamatta muitakaan toimihenkilöitä mm. sihteeriä ja taloudenhoitajaa.

 

Kokouksia on harvoin, siksi on tärkeää mieltää, miksi niitä pidetään. Yhdistyksen kokouksessa (vuosikokous, syyskokous, kevätkokous, ylimääräinen kokous) tehdään yhdistyksen toimikautta koskevia ja yhdistyksen tarkoitusta palvelevia päätöksiä. Hallituksen kokouksissa tehdään yhdistyksen kokousten päätöksiin perustuvia hallinnollisia päätöksiä.

 

Yhdistyksellä on muutamia keskeisiä toimihenkilöitä, jotka yhdistyksen kokous on valinnut ko. tehtäviin tai jotka yhdistyksen hallitus on valtuuttanut hoitamaan nimettyjä tehtäviä. 

Puheenjohtajalla pitää olla kyky hallita kokousta ja ohjata sitä yhdistyksen tarkoituksen mukaiseen päätöksentekoon.

Esityslista on tärkeä asiakirja, joka liittyy kokouksen valmisteluun. Yhdistyksen kokousten asialistan sisältö juontuu yhdistyslaista ja yhdistyksen säännöistä, mutta mm. hallituksen kokousten asialista rakentuu yhdistyksen toiminnan ja tarpeiden mukaan. Kunkin kokouksen asialistalle otettavat asiat mahdollistavat yhdistyksen johdonmukaisen ja toimintasuunnitelman mukaisen toiminnan. 

 

Päätökset ovat kokouksen tärkein tuotos. Pelkkä keskustelu ilman päätöstä ei johda yhdistyksen tarkoituksen mukaiseen toimintaan. Puheenjohtaja kokoaa keskustelun tulokset päätösehdotukseksi, jonka kokous hyväksyy, hyväksyy muutettuna tai hylkää.

 

Joskus kokouksessa on useita kannatettuja, asiakysymyksiin liittyviä päätösehdotuksia, jolloin joudutaan äänestämään.

 

Äänestyspöytäkirjaan kirjataan ja dokumentoidaan äänestyksen tulos. Äänestyspöytäkirja liitetään kokouksen pöytäkirjaan. Mahdolliset äänestysliput hävitetään valitusajan mentyä umpeen.

Henkilövalinnoissa voidaan joutua järjestämään vaali. Olisikin toivottavaa, että yhdistyksen johtotehtäviin olisi useampia halukkaita henkilöitä. Nykyisin edes yhden halukkaan löytäminen tuottaa usein päänvaivaa.

 

Kokouksen hyvällä valmistelulla ja puheenjohtajan jäntevällä toiminnalla estetään pitättömien päätösten tekeminen.

 

Kokouksessa tehdyt päätökset kirjataan pöytäkirjaan. Pöytäkirjalajeja on kolme: 1. Päätöspöytäkirja, johon kirjataan vain päätökset. 2. Keskustelupöytäkirja, joka sisältää päätösten ohella myös sanatarkasti kaikki asian käsittelyyn liittyvät puheenvuorot. 3. Selostuspöytäkirja, joka sisältää päätösten ohella niihin johtaneiden kannanottojen keskeiset sisällöt. Selostuspöytäkirja on päätös- ja keskustelupöytäkirjojen välimuoto.

 

Yhdistysten kokousten pöytäkirjat ovat jäsenistölle julkisia. Sensijaan hallituksen pöytäkirjat eivät ole.

 

Pöytäkirjan otetta tarvitaan usein mm. pankkitilin avaamisessa tai muuttamisessa sekä yhdistyksen toimihenkilöiden vaihtuessa.