Karjalaseurojen Satakunnan piirin vastuulle annettujen Karjalaisten kesäjuhlien 2013 suunnittelu lähti virallisesti liikkeelle 11.1.2012, kun Karjalaseurojen Satakunnan piiri kokoontui vuoden 2012 järjestäytymiskokoukseensa. Hallituksen kokouksen yhteyteen oli liitetty tulevien kesäjuhlien ”tiedonsiirtokokous”. Paikalle olivat saapuneet toisina vastuujärjestäjinä olevien Karjalan Liiton ja Karjalaisen Nuorisoliiton toiminnanjohtajat Satu Hallenberg ja Hilkka Toivonen-Alastalo sekä vuoden 2011 Turun kesäjuhlien ohjelmatoimikunnan puheenjohtaja Arja Kulmala, joka toimii myös Karjalaisseurojen Varsinais-Suomen piirin varapuheenjohtajana. Naisjohtajakolmikko oli valmistautunut antamaan tulevien kesäjuhlien juhlatoimikuntana toimivalle piirin hallitukselle perusannoksen tietoa järjestämiseen liittyvistä säännöistä ja ohjeista sekä myös kokemusperäistä tietoa aikaisempien kesäjuhlien järjestelyistä.  

Pitkän kokousillan perehdyttämisosuuden aloitti Karjalan Liiton toiminnanjohtaja Satu Hallenberg. Puheenvuoronsa aluksi hän kiitti Karjalaseurojen Satakunnan piiriä siitä, että se on ottanut vastattavakseen vuoden 2013 Karjalaisten kesäjuhlien järjestämisen. Hän kertoi ensin liiton roolista vuosittaisten kesäjuhlien järjestämisessä. Kesäjuhlat ovat liiton ”pääbrändi” ja siksi niillä on keskeinen merkitys liiton toiminnassa ja julkisuuskuvassa. Juhlien kokonaisvaltainen onnistuminen on tärkeää paitsi järjestävälle piirille myös liitolle ja karjalaisen perinteen elävänä säilymiselle. Kesäjuhlien järjestämisestä tehdään järjestelysopimus järjestäjän ja Karjalan Liiton sekä järjestäjän ja Karjalaisen Nuorisoliiton kanssa. Kesäjuhlien järjestämiseen osallistuu joka vuosi myös karjalaisyhteisöihin kuulumaton Suomen Kyykkäliitto, joka järjestää juhlien kyykkäkilpailut.

Satu Hallenberg totesi, että kesäjuhlien onnistumisen kannalta on tärkeää tiedon siirtyminen organisaatiossa ja johtamisvastuun jatkuvuuden varmistaminen, vaikka joku vastuu henkilö estyisikin hoitamasta vastuullaan olevaa tehtävää. Varahenkilöjärjestelmän on toimittava. Vastuullisuuteen kuuluu myös se, että unohdetaan ”tehdään kuten ennen” -periaate. Tehtäviin pitää paneutua huolella ja toisaalta juhlien pitää elää ajassa ja uudistua. Juhlien järjestämisessä kannattaa kuitenkin olla utelias ja kysyä ohjeita ja mielipiteitä liitosta ja aikaisemmilta järjestäjiltä. Aikaisemmat onnistumiset ja erityisesti epäonnistumiset kannattaa hyödyntää omassa suunnittelussa ja toteuttamisessa. Hyviksi todetut käytännöt on edullista soveltaa omaan toimintaan ja tiedossa olevat sudenkuopat tai epäonnistumiset pitää vastaavasti pyrkiä välttämään. Meneillään olevan liittokokouskauden v. 2011 – 2013 teema on ”Karjalaiset yhdessä”, tämä sopii hyvin kesäjuhlien järjestämisen suunnitteluun ja toteuttamiseen. Jaetaan yhteiset kokemukset tulevien järjestäjien hyödyksi. Teemaa syvennetään jatkosuunnittelussa ja erityisesti toteuttamisessa, jolloin järjestävän piirin seuroista tarvitaan runsaasti talkoohenkilöstöä, jotta tarvittava 250 talkoolaisen joukko saadaan koottua.

Vuoden 2013 kesäjuhlien teema nousi myös keskustelun aiheeksi Satu Hallenbergin puheenvuoron yhteydessä. Liiton vuositeema on karjalainen musiikki, mistä olisi luonnollista jalostaa teema kesäjuhlille, sillä Pori on jopa kansainvälisesti tunnettu musiikkikaupunki. Pori Jazz kokoaa kaupunkiin kymmeniätuhansia musiikin kuulijoita joka kesä. Monella nykyisellä ja viime vuosikymmenien sanoittajalla tai muusikolla, mm. Martti Syrjä (Eppu Normaali), Juice Leskinen, Ismo Alanko jne, on karjalaiset juuret. Tältä pohjalta on mahdollista kehittää myös nuorempiin karjalaissukupolviin vetoavia kesäjuhlien osatapahtumia.

Karjalaisen Nuorisoliiton toiminnanjohtaja Hilkka Toivonen-Alastalo kertoi olevansa uusi henkilö edustamansa liiton johdossa, mutta toisaalta hänellä on vahva kulttuurin tuottajan ja kulttuurijärjestön johtajan tausta. Hän on toiminut mm. Pispalan Sottiisin toiminnanjohtajana. Aikaisemmilla kesäjuhlilla Nuorisoliiton toiminta on ollut hieman irrallaan kesäjuhlien muusta ohjelmasta, mutta nyt tilanteeseen halutaan tehdä muutos. Kesäjuhlat ovat eri ikäluokkien kohtaamispaikka. Lasten ja nuorten pitää siis olla siellä, missä varttuneempikin juhlaväki kokoontuu. Toki nuorille tarjotaan edelleen heille räätälöityä ohjelmaa, mutta se nivelletään joustavasti muuhun ohjelmaan. Toiminnan taustalla on tässäkin tapauksessa ”Karjalaiset yhdessä” – teema.

Perinteisesti lapset ovat olleet mukana piirakkakilpailuissa. Aivan viime aikoina on Karjalan Maratonin rinnalle tullut lapsille ja nuorille tarkoitettu Minimaraton. Urheilukilpailuihin voidaan ottaa mukaan vielä nuorimmille ikäluokille suunnattu minikyykkä.

Tilaisuuden varsinaisesta käytännön järjestäjän puheenvuorosta vastasi vuoden 2011 Turun kesäjuhlien ohjelmatoimikunnan puheenjohtaja Arja Kulmala, joka toimii myös Varsinais-Suomen piirin varapuheenjohtajana ja Paimion Karjalaseuran puheenjohtajana. Hänellä oli runsaasti kerrottavaa vielä tuoreessa muistissa olleista juhlista. Turun juhlien teema ”Kulttuurien kohtaaminen” liittyi Turun kaupungin kulttuuripääkaupunkiteemaan. Juhlat olivat järjestelyiltään pääosin onnistuneet ja vastuuhenkilöt tekivät työtä innolla ja antaumuksella. Järjestelyissä ei ollut yhtään ”pakkopullan makua”, mikä olikin perusasia onnistumisen kannalta. Tietysti aina jotain pientä parannettavaa jää eikä kaikkeen voi varautua, mutta Turussa onnistumista haitanneita epäonnistumisia ei esiintynyt. Huono sää haittasi juhlia, mutta sille järjestäjät eivät voineet mitään.

Turussa juhlien järjestelyorganisaation vastuuhenkilöiksi saatiin eri alojen ammattihenkilöitä, jotka saattoivat vapaaehtoisina hyödyntää työtehtävissään ja koulutuksessaan hankkimaansa ammattitaitoa. Tähän kannattaa myös Porissa pyrkiä. Arvokkaiden suhteiden ja tuttavuuksien avulla juhlien ohjelman esittäjiksi saatiin tunnettuja nimiä ilman suuria esiintymispalkkioita. Esittäjät halusivat olla yhdessä tekemässä onnistunutta juhlaa.

Arja Kulmala korosti myös tiedon jakamisen tärkeyttä. Hän ja piirin puheenjohtaja Mika Akkanen tiesivät ”kaikesta kaiken” ja myös eri työryhmissä ja vastuualueilla oli aina kaksi henkilöä, jotka tiesivät vastuualueen toiminnasta kaiken. Näin taattiin järjestelmän toimintavarmuus, vaikka joku vastuuhenkilö olisikin joutunut viime hetkellä vetäytymään pois juhlien järjestelyistä. Suunnitelmallisuus, sovittujen aikataulujen noudattaminen ja aikareservin varaaminen suunnittelussa ja toteuttamisessa on tärkeää. Jos aikatauluista ja määräajoista lipsutaan, tulee lopussa kiire ja kokonaisuus kärsii.

Arja Kulmalan esittämä asialista oli varsin pitkä, eikä sitä ole tässä yhteydessä mahdollista toistaa. Keskeiset seikat on kuitenkin koottu muistioon, joka on jaettu piirin hallituksen jäsenille. Yhtenä tärkeänä seikkana voidaan kuitenkin mainita opastuksen järjestelyt aina tapahtumapaikkakunnalle johtavien teiden suunnista alkaen. Jos opastus on huonosti järjestetty, muodostuu juhlavieraalle jo ennen tapahtumapaikalle pääsyä negatiivinen ennakkokäsitys. Yleisjärjestelyistä tärkeitä ovat mm. ruokailujen, tapahtumapaikkojen välisten kuljetusten järjestäminen ja kohtuuhintaisten majoituspaikkojen varaaminen juhlavieraille. Tapahtumista ovat tärkeysjärjestyksen kärkipäässä mm. avajaisten, kulkueen ja pääjuhlan järjestelyt kaikkine yksityiskohtineen.

Päätöspuheenvuoroissa järjestetty informaatiotilaisuus koettiin tärkeäksi sekä alustajien että piirin edustajien puheenvuoroissa. Samoin tähän mennessä saatu aineisto on koettu hyödylliseksi. Karjalan Liitto, Karjalainen Nuorisoliitto ja vuoden 2011 kesäjuhlien järjestäjät lupasivat myös jatkossa toimia avoimuuden hengessä ja luovuttaa tarvittavaa aineistoa, neuvoja ja kaikkea mahdollista apua uusien järjestäjien käyttöön. Karjalaiset toimivat siis jatkossakin yhdessä.
 

Kuva 1: Katseet kohdistuvat Karjalaisten kesäjuhlien 2013 päävastuuhenkilöön, Karjalaseurojen Satakunnan piirin puheenjohtajaan Jouko Hämäläiseen. Tiedonsiirtotilaisuus on valmis alkamaan, kun tilaisuuden alustajat ovat saapuneet paikalle, vasemmalta lukien Karjalaisen Nuorisoliiton toiminnanjohtaja Hilkka Toivonen-Alastalo, kesäjuhlien 2011 ohjelmatoimikunnan puheenjohtaja Arja Kulmala ja Karjalan Liiton toiminnanjohtaja Satu Hallenberg

 

Kuva 2: Kuvassa "pitkän kokouspöydän" toinen pää. Piirin Hallituksen jäsenten katseet ovat suuntautuneet alustajaan ja korvat ovat herkistyneet taltioimaan esitystä.

 

Kuva 3: "Pitkän kokouspöydän" toinen pää, Jouko Hämäläinen esittelee Porissa v. 2002 järjestettyjen edellisten kesäjuhlien esitettä.

 

Kuva 4: Arja Kulmala toi avoimesti esille paljon käytännössä koettua tietoa Karjalaisten kesäjuhlien järjestämisestä.