Karjalaisten kesäjuhlien 2013 järjestelyorganisaation toimikuntien koulutusseminaari pidettiin Yyterin Kylpylähotellissa sunnuntaina 10.2.2013. Seminaariin osallistui noin 40 piirin omaa järjestöaktiivia ja heidän lisäkseen Karjalan Liiton toiminnanjohtaja Satu Hallenberg, Karjalan Liiton naistoimikunnan puheenjohtaja Aira Viitaniemi, Karjalaisen Nuorisoliiton toiminnanjohtaja Hilkka Toivonen-Alastalo ja Karjala-lehden toimitusjohtaja Markus Rissanen.  

Seminaarin aluksi Karjalaseurojen Satakunnan piirin puheenjohtaja Jouko Hämäläinen toivotti Karjalan Liiton, Karjalaisen Nuorisoliiton ja Karjala-lehden edustajat sekä piirin kesäjuhlavalmistelijat lämpimästi tervetulleiksi kesäjuhlien 2013 johtoryhmän järjestämään seminaariin. Vieraiden esittelyn jälkeen piirin puheenjohtaja johdatti paikalla olleen seminaariväen Karjalaisten lauluun. Seuraavaksi piirin puheenjohtaja valotti hieman historiaa siitä, miten tähän vaiheeseen on edetty Porin kesäjuhlien osalta. Hänen mukaansa Karjalan Liitto oli jo pitkään tarjonnut kesäjuhlien järjestämisvastuuta Satakunnan piirille, mutta piiri alkoi nähdä järjestämisen mahdolliseksi vasta vuoden 2010 kuluessa. Puheenjohtaja sai piirin hallituksen suostumaan kesäjuhlien hakemiseen siten, että anomus jätettiin Karjalan Liiton hallitukselle keväällä 2011 ja järjestäjä julkaistiin Turun kesäjuhlilla vuonna 2011. 

Karjalan Liiton toiminnanjohtaja Satu Hallenberg kertoi kesäjuhlien olevan toinen liiton brändeistä. Julkisen sanan neuvoston puheenjohtaja Risto Uimonen on nimittänyt Karjalan Liiton brändeiksi Karjalatalon ja Karjalaiset kesäjuhlat.

Miksi kesäjuhlia vietetään? Satu Hallenberg esitti kysymyksen ja vastasi siihen itse: haluamme olla yhdessä. Kesäjuhlat ovat yhteisöllisyyden symboli. Juhlilla ovat pitkät perinteet, jotka ovat saaneet alkunsa urheilukilpailuista. 

Miten kesäjuhlien järjestäjien vastuut jakautuvat? Kun tehdään yhdessä, jaetaan vastuut myös yhdessä (50 %/50 %) tuloksesta riippumatta. Jos kesäjuhlien kokonaistuotto ei yllä asetettuun tavoitteeseen, juhlat tuottavat liitolle tappiota, sillä liitolla on niiden järjestämisestä paljon kuluja. Tästäkin syystä kesäjuhlien varainkäytössä on noudatettava tiukkaa linjaa.

Kesäjuhlia on järjestämässä pääjärjestäjien ohella useita kumppaneita.

• Karjalaisen Nuorisoliiton mukana oleminen on tärkeää, sillä KNL:n kautta kesäjuhlille osallistuvat lapset ja nuoret ovat karjalaisuuden tulevaisuutta. Lasten ja nuorten mukana oleminen vaikuttaa myös siten, että juhlille vieraina osallistuvat aikuiset ottavat mukaansa lapsia ja nuoria.  
• Suomen Kyykkäliitto on jo pitkään järjestänyt kesäjuhlien yhteydessä kyykän SM-kilpailut. Nyt pitää saada myös lapset mukaan kyykkätapahtumaan.
• paikalliset urheiluseurat ovat usein mukana järjestämässä Karjalan Maratonia, jonka rinnalle on viime vuosina tullut myös lapsille ja nuorille tarkoitettu Nuorten Maili.
• Porissa on uutuutena golf
• Karjalan Liiton hengellinen toimikunta on mukana hengellisten tilaisuuksien järjestelyissä. Juhlilla on mukana piispoja ja pappeja, lisäksi tarvitaan suuri määrä ehtoollisavustajia.
• Karjalaisten Pitäjäyhdistysten Liitto ja Karjalaisten sukuyhteisöjen liitto välittävät tärkeällä tavalla karjalaista perinnettä, tuovat esille sukututkimuksen tärkeyttä ja opastavat muita sukututkijoita
• jne.

Karjalaiset kesäjuhlat ovat tärkeä tapahtuma myös seuroille, sillä juhlien järjestäminen nostaa niiden toiminnan yleistä aktiivisuuden tasoa. Yhteisiin talkoisiin innolla osallistuminen innostaa myös muuhun yhdistystoimintaan. Juhlat ovat suuri mahdollisuus.

Ohjeita järjestäjille

• kesäjuhlien järjestäjien kannattaa aina kuunnella arvioita aikaisemmista kesäjuhlista
• tiimeillä pitää olla aina varajohtaja, joka tietää samat asiat kuin tiimin johtaja. Aina voi sattua jotain odottamatonta ja ”yksin on aina yksinäistä, kaksin on parempi”.
• ruuhkapaikkoihin pitää kiinnittää huomiota
• lipunmyyjiä pitää olla riittävästi
• ruuanjakolinjastoja tarvitaan useita, varsinkin sunnuntaina
• talkoolaisille pitää kertoa koko tapahtuman puitteista, kysyttäessä talkoolaisen pitää osata neuvoa kysyjää, vaikka tiedustelu ei koskisikaan oman tiimin toimintaa

Taloudellinen tilanne on pakottanut valitettavasti tinkimään talkoolaistenkin eduista. T-paita kuitenkin järjestetään kaikille ja kahvia saa, kun tehty työjakso ylittää määrätyn tuntirajan ja ruuan saa, kun ylittää seuraavan tuntirajan.

Lupausten pitäminen on tärkeää kaikilla tasoilla. Talkoolaistenkin on pidettävä lupauksensa ja tehtävä se, mitä on luvannut. Jos kuitenkin joku voittamaton este estää saapumisen talkootehtävään, pitää poissaolosta ilmoittaa tiimiesimiehelle heti esteen ilmaannuttua. Estyneen henkilön tulee ensisijaisesti itse hankkia tilalleen sijainen. Tiimin johtajaa ei saa asettaa ikävään tilanteeseen omalla välinpitämättömyydellään, ei myöskään tiimikavereita, joiden työmäärä lisääntyy poissaolon takia.

Muista! Juhlat eivät lopu, kun vieraat ovat poistuneet. Purkaminen, siistiminen, tilojen palauttaminen juhlia edeltävään kuntoon, opasteiden poistaminen, monet paperityöt, jne. on hoidettava kuntoon.

Miksi olemme kuitenkin Porissa? Kumpi oli ensin, muna vai kana entä musiikki vai Pori? Musiikki on aina kuulunut karjalaisuuteen, niin myös Poriin. Siksi siis! Martti Talvela liittyy Poriin ja myös Hiitolaan (Karjalaan). Viipurissa jammailtiin ja Porissa jammaillaan. Teema sopii hyvin Poriin, täällä on parasta osaamista.

Hyvät muistot ovat tärkeitä, ne saavat odottamaan seuraavaa juhlaa. Klubi-illat tulivat mukaan Turussa 2011, niillä on tilausta.

Karjalan Liiton naistoimikunnan puheenjohtaja Aira Viitaniemi otti rikkaasta karjalaisesta kulttuuriperinnöstä esille ruokakulttuurin. Karjalaisilla kesäjuhlilla piirakkakilpailulla on tärkeä ja perinteinen asemansa. Siinä näytetään muille. Nuoret ja lapsetkin tekevät omalla tavallaan, eivät katso mallia muilta. Nuorimmat ovat nelivuotiaita!

Karjalainen ruokaperinne on säilynyt hyvin uusilla asuinsijoilla. Karjalan piirakka tunnetaan hyvin maailmalla. Erilaiset piirakkamallit ovat yhtä arvokkaita ja oikeita.

Aira Viitaniemi kertoi saaneensa olla onnellisessa asemassa, piirakkalähettiläänä eri puolilla maailmaa, Japania ja muita kaukomaita myöten. Piirakka on kunnioitettu tuote ja se on tärkeää! Japaniin vietiin 14 500 piirakkaa. Monta pitkää päivää leivottiin piirakoita ja pakastettiin. Kannatti, sillä menestystä tuli.

Lapsena tuli kiukuteltua piirakan teon pakkoa. Äiti kuunteli ja neuvoi. Ota karjalainen mies! Ja äiti oli oikeassa.

Karjalaisten kesäjuhlien piirakkakilpailu ei ole vain ”piirakkakilpailu”, vaan valtakunnallinenpiirakkakilpailu. Painotuksella on eroa.

Kesäjuhlien sihteerin Raimo Hannukaisen tehtävänä oli antaa yleiskuva siitä, miten kesäjuhlat Porissa toteutetaan. Ennen esittelyn alkua sihteeri totesi, että OK-opintokeskus oli valinnut tämän opintojakson arvioitavaksi jaksoksi. Sihteeri antoi ohjeet osanottajaluettelon täyttämisestä ja painotti ohjeiden huolellista noudattamista. Hän kehotti myöhemmin opintokeskuksen postia saavan henkilön perehtymään saamiinsa ohjeisiin huolella ja vastaamaan esitettyihin kysymyksiin.

Kesäjuhlien 2013 esittely (pdf)

Ohjeiden antamisen jälkeen sihteeri esitteli kesäjuhlien yleiset puitteet, järjestelyorganisaation, alustavan ohjelman ja tapahtumapaikat. 

Esittelyn päätyttyä oli vuorossa ruokailu, jonka jälkeen siirryttiin toimikuntakohtaiseen työskentelyyn.    

Seminaarin loppukeskustelun aloitti piirin puheenjohtaja Jouko Hämäläinen palauttamalla mieliin työskentelyprosessin kesäjuhlaorganisaatiossa. Keskeinen suunnittelutyö ja kesäjuhlien aikainen toteuttaminen tehdään toimikuntien toimesta. Toimikunnan laativat kokouksistaan muistiot, jotka tulee toimittaa järjestelytoimikunnan puheenjohtajalle ja sihteerille. Sihteeri ottaa toimikuntien muistiot johtoryhmän kokouksen asialistalle. Johtoryhmä käsittelee toimikuntien muistiot ja tekee niiden johdosta johtopäätöksensä, hyväksyy toimikunnan suunnitteleman toiminnan tai antaa tarvittaessa evästyksiä toimikunnalle, tekee toimivaltansa puitteissa toimikunnan esityksiin perustuvat päätökset ja tekee toimivaltansa ylittävistä asioista perustellun päätösesityksen piirin hallitukselle. Johtoryhmän pöytäkirjat toimitetaan tiedoksi Karjalan Liitolle.

Toimikuntien puheenjohtajien tulee kuunnella toimikunnan jäsenten kannanottoja ja myös johtaa keskustelua. Keskustelun päätyttyä puheenjohtajan tulee antaa keskustellusta asiasta selkeä ja kokouksen enemmistön kantaa noudattava tai tarvittaessa eri kantoja yhdistävä päätösehdotus, jonka perusteella asiasta tehdään koko toimikuntaa sitova päätös.

Karjalaisen Nuorisoliiton toiminnanjohtaja Hilkka Alastalo-Toivonen kertoi toimineensa nykyisessä tehtävässään noin 1,5 vuotta ja tulevat kesäjuhlat ovat ensimmäiset hänen johtajaurallaan. Hänen näkemyksensä oli, että yhdessä tekemällä saadaan tulosta aikaan. Yhdessä toimien ylitetään sukupolvien väliset rajat. Yhteistä perinnettä kannattaa vaalia. Nuorisoliiton perustamat työpajat Karhuhallissa ovat kaikkien nähtävissä ja koettavissa, mm. sukupuutyöpaja yhdistää vunukat ja isovanhemmat. Hän kehotti kannustamaan kesäjuhlavieraita ottamaan lapset ja lastenlapset mukaan. Musiikki on myös työpajoissa esillä ja kansantanssikonsertissa se on keskeistä.

Nuorisotoimikunta tekee paljon yhteistyötä nuorisotalo Anniksen kanssa. Annikselta saadaan mm. järjestely- ja ohjelma-apua. 

Maauimalalla järjestettävä vesidisco on avoin kaikille.

Karjalaisen Nuorisoliiton kautta kesäjuhlille saapuvien osanottajien määrä ei vielä ole tiedossa.

Hilkka Alastalo-Toivonen korosti, että Karjalaiset kesäjuhlat ovat kaikkien karjalaisjuuristen juhlat eivätkä vain siellä syntyneiden.      

Karjalan Liiton toiminnanjohtaja Satu Hallenberg totesi, että kesäjuhlille osallistuu myös nuoria, jotka eivät ole Karjalaisen Nuorisoliiton alaisia. Tämä täytyy ottaa tiedottamisessa huomioon. Alle 18-vuotiailta ei peritä pääsymaksuja. Toiminnanjohtaja piti tärkeänä, että kesäjuhlien eri tapahtumissa on kulunvalvonnalla tärkeä rooli. Varsinkin tällä kertaa on tunnetuista syistä pääsylippujen kaupaksi saamisella suuri merkitys juhlien talouden kannalta.

Kesäjuhlien pääjuhlan pitopaikka on edelleen päättämättä, koska eri vaihtoehdoilla on omat kannattajansa. Keskustelussa esitettiin molempia vaihtoehtoja tukevia kannatuspuheenvuoroja. Jäähallin kannatus näytti kuitenkin yleisemmältä.

Ohjelmatoimikunta kuuluu jäähallin valinnan puolesta puhujiin. Nopea ratkaisua asiassa olisi tarpeen, sillä paikan valinta vaikuttaa ohjelman sisältöön ja toteuttamistapaan. Karjalainen Nuorisoliitto on puolestaan ilmoittanut, että pääjuhlan kansantanssiesitys voidaan toteuttaa jäähallissa eli esiintyjät mahtuvat jäähallin kaukaloon.

Kesäjuhlien musiikkitarjonta sisältää jatsia, mutta sitä pitäisi ehkä olla toistaiseksi suunniteltua enemmän. Toisen klubi-illan korvaaminen jatsilla saattaisi olla perusteltua. Avajaisten ja pääjuhlan juontajaksi suunnitellun Jukka Puotilan tulo on peruuntunut. Uudeksi juontajaksi on ehdolla karjalaistaustainen näyttelijä Tapio Kouki, joka toimi Turun kesäjuhlilla klubi-illan vetäjänä.    

Ohjelmatoimikunnalla ovat raamit kunnossa, mutta yksityiskohtia vielä hiotaan ja tähän vaikuttaa edellä mainittu pääjuhlapaikkaratkaisu. Tavoitteena on tehdä yhdessä hyvät juhlat ja tarjota korkealuokkaista ohjelmaa. Ohjelmassa on luvassa sekä perinteistä että uutta ohjelmaa, jatsia ehkä vielä lisätään. Ohjelman suorittajina on useita karjalaistaustaisia henkilöitä.

Liikennetoimikunta piti kokoukseen yhdessä järjestys- ja turvallisuustoimikunnan paikalla olleiden jäsenten kanssa. Ratkaisu oli liikennetoimikunnan puheenjohtajan mukaan onnistunut, sillä toimikunnilla on paljon yhteisiä asioita. Jatkossakin on tarve sopia työnjaosta, ettei tehdä päällekkäistä työtä eikä jotain jää tekemättä siinä uskossa, että toinen toimikunta hoitaa asian.

Ravintolatoimikunnan suunnittelutilanteen todettiin olevan aikataulussa. Ruokalan toimipaikka ja sen perustamisen puitteet ovat tiedossa. Tarvittavat tarjouspyynnöt on tehty. Suurin huoli on talkooväen saannin varmistaminen. Ruokalan toiminta voidaan toteuttaa päivittäin (la – su) yhdessä kuuden (6) tunnin työvuorossa, mutta kahviot toimivat päivittäin pitempään ja niihin tarvitaan useampia työvuoroja. Nyt on tarve saada myös miniät ja tyttöystävät yhteisiin talkoisiin. Miehinenkin työvoima on tervetullutta.

Ruokalatoimikunta järjestää lähempänä kevättä henkilöstölleen tarvittavan hygieniakoulutuksen. Toimikunta aikoo tarjota/myydä koko juhlien ajan itse leivottuja karjalanpiirakoita. Piirakat pakastetaan ja varastoidaan Käppärän koulun keittiön kylmävarastoon. Lauantain pääruokana broilerkiusaus ja sunnuntaina perunasose + jauhelihapihvi. Molempina päivinä on tarjolla myös kasvisvaihtoehto sekä toisena vaihtoehtona keitto. ”Kiinteän” ruokavaihtoehdon hinta on 12 euroa/ateria, keittovaihtoehto maksaa 10 euroa/ateria.

Karjalainen tori perustetaan Karhuhalliin. Luonnospiirustukset ovat valmiina. Torin perustaminen tehdään yhteistyössä rakennustoimikunnan kanssa. Torin kalustaminen on osa koko hallin kalustamista, mitä varten kaikkia hallissa toimivia toimikuntia ja tiimejä palvelevan kalustamisryhmän perustaminen on perusteltua. Toimikuntakohtaisten kalustamistiimien perustamista on syytä välttää, sillä hajautettu malli sitoo enemmän henkilöstöä.

Kesäjuhlien markkinointi on alkanut ja markkinoinnilla on tärkeä asema kesäjuhlien budjetin toteutumisen kannalta. Budjetti sisältää runsaasti kiinteitä menoja sopimustilanteesta johtuen. Nyt tarvitaan kaikkien apua. Tavarantoimittajat ovat yksi markkinoinnin kohde. Myös suoria sponsoreita pyritään hankkimaan. Näkyvyyttä myydään eri tavoin. Tukijoiden toimittamat banderollit ja muut vastaavat tuote-esitteet saavat paikkansa Karhuhallista ja muista yhteisistä kokoontumistiloista. Niiden sijoittamisessa tarvitaan mm. ohjelmatoimikunnan ja somistajan näkemystä, jotta ne saadaan sopeutettua juhlaympäristöön tukijaa tyydyttävällä tavalla, mutta häiritsemättä liikaa itse pääasiaa. Käsiohjelmaan myydään mainoksia mahdollisimman paljon, maakunnan päälehteen pyritään saamaan aikaiseksi kesäjuhlaliite, johon myydään myös mainoksia. Suureen osaan kesäjuhlien painotuotteista (pääsylippujen taustat, ohjelmaesitteet jne.) voidaan myydä mainoksia. Kaikkien kesäjuhlia valmistelevien henkilöiden omat henkilökohtaiset suhteet on otettava käyttöön. Markkinointitoimikunnan johtaja ottaa mielellään vastaan yhteystietoja ja vinkkejä mahdollisista tukijoista tai mainostilan ostajista. ”Markkinointipäällikkö” hoitaa yhteydenotot ja sopimusneuvottelut saatuaan vinkin. Yhteistyö on markkinoinnissakin tärkeässä roolissa.

Rakennustoimikunnan toiminnan todettiin ottavan ensi askeleitaan. Karhuhallin tilankäytöstä on tehty yleissuunnitelma johtoryhmän toimesta. Rakennustoimikunta päätti käydä tutustumassa Karhuhalliin, kun siellä järjestetään rakentajamessut. Silloin nähdään hallin toimivuus suuressa yleisötapahtumassa. Yhteistyötä on jatkossa tehtävä, jotta vältetään ylimääräisen työn tekeminen.

Kanslia- ja majoitustoimikunta sai organisaatioonsa mukaan talkootiimin. Talkooilmoittautumiset on tähän saakka ottanut vastaan kesäjuhlien sihteeri, mutta nyt tehtävä siirtyy siihen lupautuneelle yhteyshenkilölle.

Kuultuaan esitetyt toimikuntien puheenvuorot toiminnanjohtaja Satu Hallenberg totesi, että itse tuotetut piirakat ovat erinomainen asia. Sunnuntain lounaalle voidaan järjestää lisää pöytäpaikkoja lauantaina tanssilattiana käytetylle alueelle. Ruuanjakolinjastojen määrän riittävyyttä on syytä vielä tarkastella kriittisesti. Hän kehotti myös varaamaan riittävästi sekä pääsylippujen myyjiä että lippujen tarkastajia ruuhkien välttämiseksi. Hän korosti myös talkootiimin tärkeyttä. Talkoolaisia tarvitaan paljon, joten rekrytointi on tärkeää. Talkootöiden tilastoinnilla ja sen oikeellisuudella on keskeinen merkitys silloin, kun kesäjuhlien tulosta jaetaan piirin jäsenseuroille.

Talkoolaisten vakuutusturva on järjestelytoimikunnan varmistettava.

Kuulluissa puheenvuoroissa todettiin pääsääntöisesti, että tilaisuus oli antoisa ja täytti sille asetetut odotukset. Toimikuntien yhteinen tapahtuma auttoi ymmärtämään myös toisten toimikuntien työtä ja ihmiset pääsivät tutustumaan toisiinsa. Tämä edesauttaa yhteistoimintaa kesäjuhlien valmisteluja jatkettaessa. Puhetta ja tarinaa riitti niin paljon, että päätöskahville päästiin vasta puoli tuntia ohjelmaan merkityn ajan jälkeen n. klo 15.30.