Jorma Westlund:
Uudet säännöt Karjala Klubille
Kun edesmennyt Klubin ensimmäinen puheenjohtaja Erkki Hatakka puuhasi Klubin perustamista viime vuosituhannen lopulla, hän kyseli myös tämän kirjoittajaa mukaan korostamalla, että Klubiin ei ole tulossa minkäänlaista järjestöbyrokratiaa. Taisi olla ajatuksissa jopa se, että Klubia ei rekisteröitäisikään ja että välttämättömiä käytännön järjestelyjä hoitelisi joustavasti koottu muutaman ihmisen ”kopla”.
No, varsin pian havaittiin, että järjestäytyminen Karjalan Liittoon on paikallaan. Siihen tarvitaan rekisteröitymistä ja sääntöjä, joissa määrätään mm. kokousten pitämisestä ja hallituksen tehtävistä.
* * *
Vuosien saatossa on tullut useita syitä korjata sääntöjen määräämiä käytäntöjä ja menettelytapoja. Vitkaisuutta muutoksille aiheutti jonkun vuoden ajan se, että Karjalan Liitossa oli vireillä sääntöuudistushanke, jonka tulokset haluttiin nähdä. Lopulta vuoden 2017 alkupuolella oltiin saatu patentti- ja rekisterihallituksen hyväksyntä Liiton perusyhdistysten uusille mallisäännöille.
Tuossa vaiheessa oli vielä epäselvää, miten ja missä aikataulussa kyetään siirtymään Karjalan Liiton puitteissa keskitettyyn ja yhtenäiseen jäsenmaksujen ja -rekisterin järjestämiseen. Tässä asiassa ei ole vieläkään tehty lopullisia päätöksiä, mutta niitä ei Klubi jäänyt enää odottelemaan.
* * *
Mallisääntöjen pohjalta Klubille laadittiin uudet säännöt. Niitä esiteltiin jo vuoden 2017 vuosikokouksessa. Tämän vuoden vuosikokouksessa maaliskuussa 2018 sääntöuudistus käsiteltiin ensimmäisen kerran päätösasiana. Sääntöjen määräämällä tavalla pidettiin yhdistyksen toinen yleinen kokous toukokuussa 2018. Tällöin säännöt lopullisesti hyväksyttiin ja voitiin lähettää yhdistysrekisteriviranomaisen vahvistettaviksi. Kaikki Klubin päätökset sääntöjen muuttamisesta on tehty yksimielisesti.
Mitä sitten muutettiin
Merkittävin hallinnon muutos on siirtyminen kahden sääntömääräisen kokouksen järjestelmään. Syyskokouksessa loka-marraskuussa valitaan Klubin puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä muut hallituksen jäsenet erovuoroisten tilalle. Hallitus valitsee sihteerin ja rahastonhoitajan, joiden ei tarvitse olla hallituksen jäseniä.
Syyskokouksessa päätetään jäsenmaksuista ja vahvistetaan toimintasuunnitelma ja talousarvio sekä päätetään erikseen miten kokouskutsut ja tiedonannot jäsenille on toimitettava. Tämä sääntöjen määräys antaa selkeän perustan päättää sähkopostin käyttämisestä tiedotusvälineenä.
Kevätkokouksessa maalis-huhtikuussa päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä.
Mallisääntöjen mukaisesti sääntöihin on kirjattu myös vahvat punktit, joiden mukaan Klubin kokouksiin tulee sisältyä esitelmiä tai muuta valistus-, sivistys- ja kulttuuriohjelmaa tahi juhlia ja iltamia taikka kotiseutu- ja muita matkoja.
* * *
Uusissa säännöissä selkiinnytetään hallituksen, so. koplan, toiminta- ja vastuualuetta jäsenasioiden hoitamisessa. Se on melko vaativa tehtävä Karjalan Liiton piirissä, sillä samat henkilöt voivat kuulua Liittoon usean eri perusyhdistyksen kautta. Arvattavasti Klubinkin jäseninä on henkilöitä, jotka kuuluvat Klubin lisäksi johonkin karjalaiseen pitäjäseuraan ja mahdollisesti vielä johonkin toiseen paikalliseen Liiton yhdistykseen. Yhdenvertaisuus kuitenkin edellyttää, että kukin jäsen maksaa Liiton jäsenmaksun vain yhteen kertaan ja on edustettuna Liiton hallinnossa vain yhden perusyhdistyksen kautta. Uusien sääntöjen ja myös EU:n uusien henkilörekisterimääräysten mukaisesti korostuvat Klubin hallituksen velvollisuudet jäsenrekisterin pitämisessä. Jäsenten hyväksyminen ja erottaminen osoitetaan hallituksen tehtäväksi. Erottaminenhan on ikävä velvollisuus tavanomaisesti silloin, kun jäsenmaksun maksaminen on toistuvasti lyöty laimin. Säännöissä ei ole enää määräystä, että jäsenen pitää olla Suomen kansalainen.
* * *
Karjala Klubi on nyt sääntömääräisen hallintonsa puolesta Liiton mallin mukainen. Toivottavasti Liiton keskitetyt jäsenpalvelut myös etenevät ja helpottavat perusyhdistysten jäsenrekisterin pitoa ja jäsenmaksukäytäntöjä.
Kirjoittaja on Karjala Klubin hallituksen, koplan pitkäaikainen jäsen.