Jäsentietolomake

Rekisteriseloste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Rekisteriä kerätään ja käytetään Yhd L 11§:n mukaisesti. Rekisterinpitäjä voi käyttää tietoja jäsensuhteen hoitoon ja analysointiin, jäsenetujen tarjoamiseen, jäsenviestintään sekä jäsentuotteiden ja -palveluiden kehittämiseen. Rekisteritietojen perusteella voidaan tehdä tilastoja seuraavasti: - jäsenten ikärakenne - miesten tai naisten lukumäärä - jäsenlaji (yhdistyksen sääntöjen mukaan) - luottamustehtävät - jäsenyysaika - huomionosoitukset (karjalaiset ansiomerkit tms) ja merkkipäivät - jäsenmaksuperusteet Jäsenen antamat kohdassa 5 olevat tiedot luovutetaan Karjalan Liiton käyttöön liiton ylläpitämän jäsenrekisterin osaksi jäsenmaksujen laskutusta, jäsentiedotusta ja liiton jäsenpalvelujen (tuoteosto, tilavuokraus, jäsenkoulutus tms. jäsenhintaan) saamista varten. Verkkopalvelun lomakkeissa kerrotaan mitä tietoja kerätään ja miksi. Lomakkeesta on linkki rekisteri- ja tietosuojaselosteeseen. Jokaisessa lomakkeessa kysytään lupa tietojen keräämiseen. Karjalan Liiton verkkosivustoilla käytetään evästeitä ja ne suojataan SSL-sertifikaatilla.

Rekisterin tietosisältö

Yhdistyksen jäsenen koko nimi, syntymäaika (pv,kk,vuosi), postiosoite, puhelinnumero, sähköpostisoite. Kiinnostuksen kohde rajantakaisessa Karjalassa. Tieto luottamushenkilöistä, toimikausista, huomionosoituksista sekä erilaisista Karjalan Liiton, piiri- tai liittoyhdistyksen tai seuran toimintaan/kilpailuihin osallistumisesta. Erilliset luettelot tehdään kalenterisvuosittain liittyneistä, kuolleista, eronneista ja erotetuista yhdistyksen jäsenistä. Jäsenellä on oikeus muuttaa ja peruuttaa antamansa tiedot. Rekisterissä olevan henkilöjäsenen kuoltua tai erottua tai tultua erotetuksi yhdistyksestä, tuhotaan jäsenrekisteristä suojatusti ja luotettavasti kaikki häntä koskeva tieto vuodenkuluessa jäsenyyden päättymisestä. Yhdistys ilmoittaa muutokset heti Karjalan Liittoon.

Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsen antaa häntä koskevat kohdan 5 tiedot liittyessään Hankoniemen Karjalaiset ry:n ja sitä kautta Karjalan Liiton jäseneksi. Henkilöjäsenen antamia tietoja päivittää yhdistyksen rekisterinpitäjä sekä yhdistyksen rekisteriä Karjalan Liitossa ylläpitävä rekisterinpitäjä. Karjalan Liitton jäsenrekisteristä ilmenee viimeisin rekisteriin merkintöjä tehnyt henkilö sekä merkintöjen ajankohta. Jäsenen antamien tietojen perusteella toimitetaan jäsenelle jäsentiedotteet ja -postit. Yhdistys takaa jäsenten oikeuksien toteutumisen: Jäsenellä on velvollisuus ilmoittaa yhdistykselle antamiinsa tietoihin tulleet muutokset. Jäsenellä on oikeus nähdä hänestä jäsenrekisteriin merkityt tiedot. Vain rekisterissä oleva henkilö voi paikan päällä ollen ja henkilöllisyyden todistaen tai luotettavasti henkilöllisyytensä todistaen saada tietoja siitä mitä hänestä on rekisteriin merkitty. Tiedot kerrotaan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnöstä (tietosuoja-asetuksen mukaan). Jäsenellä on oikeus muuttaa ja peruuttaa antamansa tiedot. Jäsenellä on oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä, tämä rajoitusoikeus ei kuitenkaan tarkoita yhdistyksen toiminnan ja tarkoituksen mukaista tietojen käsittelyä, kuten jäsenmaksulaskutusta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Yhdistyksen hallitus ottaa ja erottaa jäsenet YhdL 11-15 §:n mukaan ja ne käsitellään ja päätetään yhdistyksen hallituksen kokouksessa. Päätös merkitään kokouksesta pidettävään pöytäkirjaan. Yhdistyksen jäsentietoja luovutetaan Karjalan Liiton rekisteriin kohdan 4. ja 6. mukaisesti. Yhdistys päivittää jäsentietoja Karjalan Liiton rekisteriin jäsenoikeuksien ja -velvollisuuksien toteuttamiseksi. Tietoja ei käytetä eikä luovuteta muuhun käyttöön. Ilman henkilöjäsenen kirjallista ennakkosuostumusta, ei hänen tietojaan luovuteta kolmannelle osapuolelle suoramarkkinointia varten. Jäsenellä on oikeus muuttaa tai peruuttaa antamansa ennakkosuostumus. Yhdistyksen hallitus voi päättää tarkoin harkittuaan tietojen luovuttamisesta tieteellisen tutkimuksen käyttöön.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Yhdistys ei toimi EU:n tai ETA:n ulkopuolella siten, että se siirtäisi jäsentietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Mikäli alihankkija käyttää palvelujen tuottamiseen eri puolilla olevia palvelimia ja resursseja, vastaa alihankkija itse, että EU:n tietosuoja-.asetusta sekä toimintaamme koskevia lakeja ja säädöksiä noudatetaan.

Rekisterin suojauksen periaatteet

A.)

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, esimerkiksi lukittu huone tai arkistokaappi. Atk:lla oleva jäsenrekisteritietoihin perustuva luettelo, jäsenen nimi ja osoite, tulostetaan kalenterivuoden lopussa ja säilytetään arkistoituna lukitussa arkistokaapissa. Yhdistyksen toimintaan liittyviä tapahtumia varten voidaan hallituksen jäsenelle antaa jäsenten nimiluettelo ko. toiminnan toteuttamiseksi. Luettelo on välittömästi tapahtuman jälkeen toimitettava jäsenrekisterinhoitajalle hävittämistä varten. Luettelosta ei saa ottaa kopioita eikä sitä saa luovuttaa kolmannelle osapuolelle.

B.)

ATK:lla käsiteltävät tiedot Sähköiseen rekisteriin tallennetut tiedot. Sähköinen rekisteri on salasanoin suojattu tiedosto, joka on ainoastaan yhdistyksen hallituksen nimeämän jäsenrekisterinhoitajan tiedossa (henkilökohtaiset tunnukset). Salasanat on tallennettu merkittyyn ja suljettuun kirjekuoreen, jota säilyttää yhdistyksen puheenjohtaja. Yhdistyksen ja Karjalan Liiton välillä on kirjallinen sopimus henkilötietojen käsittelystä. Yhdistys on henkilötietorekisterin ylläpitäjä ja Karjalan Liitto on sen rekisterin käyttäjä. Yhdistys vastaa siitä, että se noudattaa henkilörekisterin ylläpidossa voimassa olevia tietosuojasäädöksiä (asetukset ja lait). Yhdistyksen jäsenrekisterinhoitajan vastuulla on jäsenrekisterin tekninen käyttö. Hän on tietoinen rekisteriin liittyvien yhdistyslain, henkilötietolain ja tietosuoja-asetuksen määräyksistä. Yhdistys on oheistanut hänet tehtävään. Yhdistyksen ja jäsenrekisterihoitajan kanssa on tehty kirjallinen sopimus rekisterin lakien ja asetusten mukaisesta säilyttämisestä, ylläpitämisestä ja suojaamisesta. Koko hallitus vastaa yhdistyksen jäsenrekisteritietojen oikeasta ja lakien sekä asetusten mukaisesta suojaamisesta ja säilytyksestä.