Etäkokoukset Microsoft Teamsilla

Ohjeita Karjalan Liiton jäsenyhteisöille sähköisen etäkokouksen järjestämisestä

Karjalan Liitto käyttää etäkokouksissa Microsoft Teams -ohjelmistoa. Myös luottamushenkilönä voit käyttää Teamsia tietokoneella tai mobiililaitteella. Ohjelma ei maksa sinulle mitään, eikä Teams- kokouksista aiheudu lisäkustannuksia liitolle.

Laitevaatimukset

• tietokone, jossa on Windows-, Mac- tai Linux-käyttöjärjestelmä
• tai mobiililaite, jossa on Android- tai iOS-käyttöjärjestelmä
Lisäksi tulee varmistaa, että tietokoneessa on mikrofoni ja kaiutin. Monissa kannettavissa tietokoneissa nämä ovat vakiovarusteena. Paras vaihtoehto on käyttää kuuloke- mikrofoniyhdistelmää (headset). Nettikamera ei ole välttämätön, mutta jos haluat muiden näkevän sinut, on tietokoneeseen tarvittaessa hankittava myös kamera.

Teamsin käyttöönotto ja kokoukseen liittyminen

Vaihtoehto A: osallistuminen tietokoneella ilman rekisteröitymistä
Liittyminen on mahdollista tietokoneen nettiselaimella ilman ohjelma-asennuksia tai rekisteröitymistä. Windowsissa pitää käyttää joko Chrome- tai Edge-selainta, mutta Firefox ei ole tuettu. Mac-käyttöjärjestelmässä Teams ei toimi Safari-selaimessa.
Kun olet saanut sähköpostikutsun etäkokoukseen, siinä on osallistumislinkki. Linkin auettua valitse vaihtoehto ”Liity verkossa” (teksti voi hieman poiketa tästä).
Jos selain kysyy lupaa käyttää kameraa ja mikrofonia, niin nämä luvat tulee antaa.
Kirjoita lopuksi nimesi ja klikkaa liittymispainiketta. Kokoukseen liittyessä saattaa tulla ilmoitus, että joku päästää sinut pian sisään kokoukseen. Tämä on tietoturvaan liittyvä ilmoitus. Odota hetki, niin avaamme kokousyhteyden.

Vaihtoehto B: osallistuminen puhelinsoitolla
Kokoukseen on mahdollista osallistua ilman nettiyhteyttä puhelimella, vaikka tien päältä, jolloin soitetaan kokouskutsussa kerrottuun 09-alkuiseen numeroon ja näppäillään kokoustunnus. Soittaminen maksaa normaalin puhelumaksun verran.

Vaihtoehto C: osallistuminen tietokoneella tai mobiililaitteella Teams-sovellusta käyttäen
Tämä vaihtoehto tulee kyseeseen, jos haluat kaikki Teamsin ominaisuudet käyttöön tai haluat perustaa kokouksia myös itse. Tämän lisäksi tarve sovellukselle tulee, jos haluat osallistua kokoukseen mobiililaitteella. Pääsääntöisesti vain sovellus on mobiililaitteessa käytettävyydeltään riittävä tai ylipäänsä toimiva.

Teams-sovelluksen käyttöönotto vaatii ohjelma-asennuksen ja rekisteröitymisen. Sovellus ja sen käyttö on maksutonta.

Teams-sovelluksen käyttöönotto (tehdään vain kerran)

Asenna Microsoft Teams hyvissä ajoin ennen kokousta. Lataussivun osoite on
https://teams.microsoft.com/downloads (Android: Play Store / iOS: AppStore)
Asennuksen valmistuttua käynnistä Teams-sovellus. Se kysyy sähköpostiosoitettasi. Pääsääntöisesti tähän kannattaa kirjoittaa se osoite, jota käytät Karjalan Liiton asioissa muutenkin.
Varsin mahdolliset virheilmoitukset ja niiden ratkaiseminen:
Kyseistä käyttäjänimeä käyttävää tiliä ei löytynyt
Valitse ilmoitussivulla oleva linkki ”Eikö sinulla ole tiliä? Luo sellainen!” (teksti voi hieman poiketa tästä). Tilin luomisessa voit valita salasanan vapaasti, mutta muistamista helpottaa, jos käytät samaa salasanaa kuin sähköpostissasi (tietoturvallisinta on tietenkin käyttää muuta, riittävän mutkikasta salasanaa). Tarvittava Microsoft-tili on nyt luotu.

Jotkin sähköpostidomainit ovat Teamsissa varattuja tai muusta syystä estettyjä. Näitä ovat ainakin seuraavat, ja muitakin voi olla (= osoitteen @-merkin jälkeinen osa):
dlc.fi
dnainternet.net
elisanet.fi
kolumbus.fi
mbnet.fi
netti.fi
phnet.fi
pp.inet.fi
saunalahti.fi
suomi24.fi
surffi.net
wippies.fi

Mikäli osoitteesi on jokin edellä luetelluista, tulee Teamsia varten luoda esimerkiksi Outlook- tai Gmail-osoite, jollei sinulla ole sellaista jo ennestään. Samalla saat maksutta käyttöösi muita Microsoftin palveluita, kuten OneDriven.
Ilmaisen Outlook-sähköpostin voit luoda osoitteessa
https://outlook.live.com
 
Kun Microsoft-tili on joko etukäteen olemassa tai luotu edellä kerrotun mukaisesti, niin seuraavassa vaiheessa saat ilmoituksen, että vielä tarvitsee rekisteröityä Teamsiin. Kun klikkaat painiketta, aukeaa selainikkuna, jossa pitää valita ”Rekisteröidy maksutta” (teksti voi hieman poiketa tästä). Tämä avaa kirjautumisikkunan, jossa käyttäjätunnus on sähköpostiosoitteesi ja salasana on Microsoft-tilisi salasana.
Mikäli osoitteesi on jossakin edellä listatuista domaineista, tulee sinun luoda Outlook-sähköposti.
Lopuksi pyydetään muutamia viimeisiä tietoja, joita ovat nimi, yrityksen nimi ja maa. Yrityksen nimeksi voit kirjoittaa esimerkiksi oman nimesi. Välttämättömät toimet ovat valmiita, kun klikkaat tietojen lähettämispainiketta. Voit halutessasi kirjautua ulos Teams-nettisivulta ja sulkea selaimen.

Kokoukseen liittyminen Teams-sovelluksella

Kun tietokoneeseen on asennettu Teams, niin saamasi kokouslinkin avaamisen jälkeen pääset kirjautumaan kokoukseen yhden varmistusklikkauksen jälkeen (tämä voi vaihdella käyttöjärjestelmästä ym. riippuen). Mikäli selain ei tunnista jo asennettua Teams-sovellusta, valitse vaihtoehto ”Onko sinulla jo Teams-sovellus? Käynnistä se nyt”.
Kun mobiililaitteeseen on asennettu Teams, niin kokouslinkin avaaminen käynnistää suoraan Teams-sovelluksen ja ohjaa kokoukseen.
Kokoukseen liittyessä saattaa tulla ilmoitus, että joku päästää sinut pian sisään kokoukseen. Tämä on tietoturvaan liittyvä ilmoitus. Odota hetki, niin avaamme kokousyhteyden.

Kokouksen aikana

Varmista, että mikrofoni on vaimennettu ohjelman asetuksissa aina, kun et puhu. Näin vältetään turha taustakohina ja muut häiriöäänet. Kamera kannattaa myös sulkea, jollei sitä tarvita, koska kuvayhteyden käyttö voi aiheuttaa pätkimistä, mikäli nettiyhteys ei ole riittävän laadukas. Saat näkyviin kameran ja mikrofonin painikkeet, kun heilautat hiirtä tai napautat ohjelmaikkunan päällä.
Jos ääni kuuluu liian hiljaa tai liian kovaa, säädä äänenvoimakkuutta laitteen yleisistä ääniasetuksista.
Voit lähettää viestin kokouksen keskusteluseinälle, kun klikkaat painiketta ”Näytä keskustelu”. Kokouksesta poistutaan painamalla punaisen luurin kuvaa.

Täydentäviä ohjeita
https://support.office.com/fi-fi/article/kokoukset-ja-puhelut-d92432d5-dd0f-4d17-8f69-06096b6b48a8?ui=fi-FI&rs=fi-FI&ad=FI